Politique de confidentialité

1. But et objectif

   Plaza Retail REIT accorde une grande importance à la protection de votre vie privée (collectivement, « Plaza », « nous », « notre » et « nos »). La présente politique décrit les pratiques utilisées par Plaza et ses filiales en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et la protection des informations relatives à des personnes identifiables (« informations personnelles »). La présente politique s’applique à toutes les personnes dont les informations personnelles (telles que décrites ci-après) sont collectées, utilisées, partagées et gérées par Plaza dans le cadre de ses activités.

2. Définition des informations personnelles

   Les informations personnelles comprennent, sans s’y limiter, les données d’identité telles que le nom, la date de naissance et l’adresse personnelle ; les données financières telles que les informations bancaires et les informations sur les antécédents en matière de crédit ; les données relatives à votre formation et à vos antécédents professionnels ; et les données audio et visuelles telles que votre voix et votre image telles qu’elles sont capturées dans des photographies ou des enregistrements vidéo/audio.
   Les informations personnelles ne comprennent pas les informations telles que l’employeur, l’intitulé du poste, l’adresse professionnelle, l’adresse électronique professionnelle, le numéro de téléphone professionnel ou le numéro de télécopie professionnel de la personne, ou toute autre information accessible au public. Elles ne comprennent pas non plus les informations qui ne peuvent pas être utilisées seules pour retrouver ou identifier une personne (par exemple, l’adresse IP, l’identifiant de l’appareil, les cookies). La présente politique ne s’applique pas aux informations non personnelles ; toutefois, si nous recueillons des informations non personnelles et que nous les associons à une personne identifiable, ces informations deviendront des informations personnelles et seront soumises à la présente politique.

3. Objectif de la collecte et de l’utilisation

   De temps à autre, Plaza reçoit et conserve des informations personnelles de la part d’individus et à leur sujet, y compris des fiduciaires, des cadres dirigeants, des employés, des investisseurs, des locataires, des fournisseurs, des contacts d’affaires et des partenaires. Notre utilisation des informations personnelles est limitée aux objectifs spécifiés au moment de la collecte ou avant celle-ci, aux utilisations qui seraient raisonnables dans les circonstances, telles que la communication avec vous et la gestion de nos activités et opérations ; elles peuvent être utilisées avec votre consentement ou comme l’exige la loi, les exigences professionnelles ou réglementaires. Par exemple, les donnés personnelles peuvent être utilisées aux fins suivantes :

   (a)  vérifier votre identité ;

   (b)  répondre à nos obligations commerciales et légales, y compris l’audit, les exigencesréglementaires et statutaires, et la conformité avec les processus associés ;

   (c)  le traitement des paiements reçus par Plaza, ainsi que des paiements de Plaza à votreintention ;

   (d)  fournir des services et des relations avec les investisseurs aux détenteurs de parts etaux autres investisseurs ;

   (e)  assurer la sécurité et la sûreté des propriétés que nous possédons ;

   (f)  le recrutement pour des postes au sein de Plaza et de ses sociétés affiliées ;

   (g)  gérer les rémunérations, les avantages et les paiements et satisfaire aux exigencesfiscales et autres exigences légales en la matière ;

   (h)  questions liées à l’emploi ;

   (i)  l’administration des systèmes informatiques de Plaza, y compris l’accès à distancedepuis le domicile et la fourniture d’une assistance technique au personnel la fournitureet la gestion de nos autres programmes et services ;

   (j)  faciliter le financement, l’acquisition ou la cession de biens immobiliers ;

   (k)  dans le but d’exercer des fonctions contractuelles ;

   (l)  communiquer avec les personnes en ce qui concerne les horaires, les réunions etd’autres informations ;

   (m)  le marketing et la promotion de Plaza, y compris l’utilisation de photographies et debiographies du personnel sur le site web de Plaza ou autrement ; et

   (n)  promotion des relations publiques.

   De temps à autre, Plaza peut également partager/divulguer des informations personnelles dans le cadre d’une transaction d’entreprise. Si vos informations personnelles sont requises dans le cadre de telles transactions, nous exigerons que les parties concernées, y compris les conseillers ou autres prestataires de services, acceptent de protéger vos informations personnelles avec des politiques répondant à des normes équivalentes à celles énoncées dans la présente politique, à la fois pendant et après l’achèvement de la transaction. Plaza ne vend pas, n’échange pas et ne partage pas d’informations personnelles avec des tiers en vue d’obtenir des avantages financiers ou autres.

4. Collecte et consentement

   Les informations personnelles sont principalement collectées directement auprès de vous. Les informations personnelles peuvent également être collectées par des moyens automatisés tels que la vidéosurveillance et les enregistrements dans nos propriétés, ainsi que les cookies et autres technologies similaires lorsque vous visitez notre site web et que vous êtes lié à une personne identifiable, comme indiqué précédemment. Les informations personnelles peuvent également, avec votre consentement, être collectées auprès de sources tierces telles que les agences gouvernementales, les organismes chargés de l’application de la loi, les créanciers et les institutions financières, les références et les employeurs.

5. Limitation de la collecte et de la divulgation

   Nous ne recueillons pas d’informations personnelles sans discernement. Plaza limite la quantité et le type d’informations personnelles collectées à ce qui est nécessaire pour atteindre les 2
   objectifs identifiés. À tout moment, nous ne recueillons des informations personnelles que par des moyens justes et légaux.
   Plaza ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne divulguera pas vos informations personnelles à votre insu et sans votre consentement, sauf dans des circonstances autorisées ou requises par la loi. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est donné verbalement ou par écrit. Le consentement est implicite lorsqu’il peut être raisonnablement compris par l’action ou l’inaction de l’individu.

6. Protection des données personnelles

   Nous nous efforcerons toujours de protéger la confidentialité des informations personnelles, sous réserve des lois applicables et de tout consentement donné par une personne pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces informations, d’une manière qui soit cohérente et adaptée à la sensibilité de ces informations. Par exemple, nous utilisons des mesures physiques, techniques et organisationnelles pour garantir que vos informations personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat lorsqu’elles sont en notre possession. Le traitement de vos informations personnelles respectera leur caractère confidentiel à tout moment, depuis leur collecte jusqu’à leur élimination ou leur destruction. Notre personnel est tenu de protéger la confidentialité des informations personnelles et l’accès à ces dernières est limité aux personnes qui en ont besoin pour effectuer leur travail.
   Dans le cas peu probable d’une violation de la cybersécurité, Plaza suivra les procédures définies dans notre politique de cybersécurité et notre plan d’intervention en cas d’incident, ainsi que toutes les exigences légales applicables en matière de divulgation, y compris celles prévues par la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (également connue sous le nom de PIPEDA) et la législation provinciale substantiellement similaire, applicables à Plaza, y compris la loi québécoise sur la Protection des Renseignements Personnels dans le Secteur Privé (Loi 25).

7. Notification des violations

   S’il est établi que des informations personnelles sont impliquées dans une violation de données et qu’il est raisonnable de penser que cette violation crée un « risque réel de préjudice important »pour une personne, la direction peut être tenue de signaler l’incident au Commissaire à laprotection de la vie privée du Canada ou à la Commission d’accès à l’information (CAI) duQuébec, selon le cas, et d’informer les personnes concernées de la violation dès que possible.Le plan de réponse aux incidents, qui fait partie de la politique de cybersécurité de Plaza, fournitd’autres indications à ce sujet aux employés. Bien que ce plan soit principalement axé sur lesincidents et les violations liés à la cybernétique, il peut également être utilisé pour les violationsde données qui ne sont pas liées à des systèmes informatiques.

8. Conservation et destruction

   Nous ne conservons les informations personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation de nos objectifs légitimes en matière d’affaires, d’emploi et d’administration, et pendant une période de sept ans après la clôture d’une affaire ou d’un dossier, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi. Une fois qu’elles ne sont plus nécessaires, nous éliminons ou détruisons les informations personnelles 3
   de manière sûre et sécurisée, conformément à nos politiques internes de conservation des données.
   Parmi les mesures que nous prenons pour éliminer les informations personnelles en toute sécurité, citons le déchiquetage des documents physiques contenant des informations personnelles et la suppression en toute sécurité des fichiers électroniques de nos systèmes. Ces pratiques sont conçues pour empêcher l’accès non autorisé aux informations personnelles et pour protéger la vie privée et la confidentialité des données individuelles.

9. Accès individuel et exactitude des informations personnelles

   Vous avez le droit de demander l’accès aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de demander des corrections à ces informations si vous pensez qu’il y a une erreur ou une omission, à quelques exceptions près. L’accès n’est pas automatique et peut être refusé si la loi l’autorise ou l’exige. Il se peut que nous ne répondions pas à des demandes déraisonnables en fonction de la manière dont les informations doivent être utilisées, de la nature des informations et de la fréquence des demandes.
   Nous nous efforcerons de maintenir toutes les informations personnelles exactes et à jour, et de mettre à jour les informations personnelles dès qu’elles sont disponibles. Si vous estimez que les informations personnelles que nous avons recueillies ne sont pas exactes, veuillez nous en informer. Il vous incombe de fournir des informations exactes, complètes et à jour à votre sujet.

10. Questions ou préoccupations

    Le Chef des affaires juridiques & Secrétaire de Plaza et le responsable désigné de la protection de la vie privée sont chargés de veiller au respect de la présente politique. Toute question ou préoccupation concernant la politique peut leur être adressée comme suit :

    Plaza Retail REIT	Plaza Retail REIT
    À l’attention de Chef des affaires juridiques & Secrétaire	À l’attention du responsable de la protection de la vie privée
    98, rue Main	106, avenue Gun
    Fredericton, NB E3A 9N6	Pointe-Claire, QC H9R 3X3
    Téléphone:  506-460-8289	Téléphone:  514-268-8615

11. Modifications de la politique

    La présente politique sera réexaminée chaque année et nous évaluerons nos pratiques si nécessaire pour garantir le respect de la vie privée des personnes. En tant que telle, la présente politique peut être mise à jour de temps à autre. Si nous apportons un changement important, la présente politique sera mise à jour en conséquence. Afin que vous soyez au courant de tout changement, nous vous recommandons de revoir périodiquement cette politique, qui sera disponible sur le site internet de Plaza ou sur demande au General Counsel & Secretary et, pour les employés, sur l’intranet de Plaza (également connu sous le nom de P:Drive) sous Plaza Retail REIT / Properties / Human Resources & Policies. Votre utilisation de notre site Internet après la publication de toute modification de cette politique constituera votre acceptation de ces modifications.

12. Non-respect de la politique

    Tout employé qui enfreint la présente politique peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.